Slackで受けてTrelloで捌く、我流タスク管理術の話

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ヴァル研究所 Advent Calendar 2021 3日目の記事です。

MaaS事業部 MaaS Platform Team の伊藤です。この記事ではあるサービス開発・運用に関わる中でのタスク整理術について紹介したいと思います。

この投稿の内容を3行でまとめ

  • 多くの依頼を、如何にして取りこぼし無く優先度の調整もしながら捌くかが私の課題
  • 依頼はSlackで受けるので、依頼投稿をそのままTrelloのカードにできると効率がいい
  • タスクの分類、優先順の調整、進捗の可視化をTrelloで行うと状態の見通しがいい

私の現状と課題

あるサービス開発・運用を受託で行う中で、社内外からの依頼を受けることが、かなーりたくさんあります。

感覚的にここ1ヶ月位ずっと忙しいなと思って、何気なくSlackでのやり取り数をカウントしてみたら気のせいでは無いことが可視化されてしまいました。

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このように「依頼そのものが多い」かつ「依頼主も複数に渡る」ということが日常になっているので、どんどん捌いていかないとタスクで溢れてしまいます。

依頼の内容からタスクの種類を分類すると、下記に大別されます。

「確認依頼(自分が把握できる範囲で返答できるもの)」

  • 開発作業にあたっての仕様確認や、運用で受ける問い合わせへの確認など
  • 即答できることがほとんど

「確認依頼(他の担当に確認しないと明確な返答ができないもの)」

  • 技術的な検証も必要などの理由で、他の担当にも確認した上で返答したいもの
  • 確認を依頼し、回答を得て、返答するまでがセット
  • 聞きっぱなしの放置にならないように気をつける必要あり

「作業依頼(自分の作業で完結できるもの)」

  • 開発や作成作業が自己完結できるもの
  • 優先度と自分の手の空き具合で作業タイミングをコントロールできる

「作業依頼(他の担当に作業を依頼し、進捗確認と対応後のレビューが必要なもの)」

  • 開発や作成を他のメンバーに振る必要があるもの
  • 振った段階で一旦手から離れるが、進捗確認と対応後のレビュー、完了報告までがセット
  • 依頼しっぱなしの放置にならないように気をつける必要あり

この分類も数をこなしていく中でできるようになったもので、振り分けを早くできれば次に取るべきアクションも早くなります。

課題解決の方針

依頼の数、種類が多い状態で「あれもやらないと、これもやらないと」で溜め込んで気にしている状態もマルチタスクなので、それだけで効率は下がってしまいます。

マルチタスクで仕事をこなす」というのは聞こえは良いですが、実際のところは期間で見るとマルチタスクでも瞬間ではシングルタスクとして集中して取り組むほうが効率も良いので、いかに早い段間で「後はやるだけ」の状態にするかということを心がけています。

実際にやっていること(Slack編)

SlackからTrelloを連携し、ショートカットでカード登録できるようにしています。

予めSlackTrelloを使っているのであれば、あとはこちらの方法で連携させるだけで下記のようなショートカットを使えるようになるので、始めるのは簡単です。

slack.com

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このように投稿のメニューからTrelloのカード登録ができるようになります。

個人的には、Trelloに登録する基準を「依頼を受けてから15分以内で返答や解決ができなさそうなもの」としています。多くの場合は他のメンバーへの確認を要するものや、作業が必要なものになります。

カード登録時は、タイトルに情報を集約することを心がけています。

  • 誰からの依頼か
  • 対象になる仕様、機能、動作は何か
  • 確認なのか、作業なのか
  • 自分以外の誰かに振っているか

これらを整理して、タイトルは「(〇〇さん)XXXX機能でXXする際の仕様について確認 →Val△△さん確認中」のようになります。

この「最初にカードのタイトルに情報を集約すること」が個人的にはポイントだと考えています。メンションやリアクションをトリガーにしてカード登録を自動化することもできるのですが、カードのタイトルが投稿文そのままになってしまうので管理には不向きですし、結局は後からその内容を言い表すタイトルを付け直すことになります。

タイトルで情報の集約ができていれば、あとは依頼投稿のSlackURLを貼っておくくらいで紐付けとしては十分だと考えています。

実際にやっていること(Trello編)

Trelloに作られたカードをカンバン方式で管理していきます。Trelloのリストは左から順に

  • タスク置き場Todoに相当。Slackから登録されたカードは基本的にここに入ります
  • 未着手(情報待ちなど):とりあえず頭出し的な状態で依頼は受けたが、すぐには動かさないもの
  • Sprint:現Sprint(開発サイクルとしての期間)内で完了させる予定のもの
  • 本日中:ここが実質のDoingで、当日中に完了させる見込みのもの
  • 緊急:不具合対応など、そこまで作業中であったものを一旦ストップさせてでも先に対応することが必要なもの
  • done:完了したもの、適当なタイミングで空っぽにします

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(日常的に目にするので、会社の仕事以外のタスクも登録してあります)

このようにしています。進捗によってすぐ動くのでリストをこれ以上細かくしてもそんなに意味がないのと、1画面内で見渡せる量として丁度いいと考えています。

まとめ

いかがでしょうか。元々はタスクを取りこぼさないために気軽にストックできる場所があればいいと思って始めたことですが、一覧できるようになることで俯瞰して優先順をつけることもできますし、何より「やらなきゃいけないけど、どうするのか決まっていない」の状態で溜め込む不安が軽減されたのが良かったかなと思います。

普段から各ツールを使っている方であれば今日からでも始められますので(年末年始のやらなければいけないことの整理なんてどうでしょう?)、参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

お次はアドテク担当の椎橋からの記事「副業を始めて良かったこと・大変だったこと」です。

vallaboratory.hatenablog.jp